Zoho et la Loi 25 : Rendez votre CRM et vos campagnes conformes à la réglementation québécoise

COMMENT ACTIVER VOUS-MÊMES LES FONCTIONNALITÉS DE VOTRE ZOHO REQUISES PAR LA LOI 25

Conformité à la Loi 25 : Guide de configuration pour votre écosystème Zoho

Depuis le 22 septembre 2023, le cadre législatif québécois impose de nouvelles obligations strictes concernant la collecte de données personnelles. Pour assurer votre conformité, notamment pour vos infolettres, nous avons identifié 4 configurations essentielles à mettre en place dans votre CRM et Zoho Campaigns.

Qu'est-ce que la Loi 25 ?

Souvent comparée au RGPD européen, la Loi 25 vise à protéger la vie privée des citoyens en encadrant la manière dont les entreprises traitent les renseignements personnels.

Depuis septembre 2023, toute organisation opérant au Québec doit obligatoirement :

  • Afficher une politique de confidentialité claire sur son site web.

  • Tenir un registre d'incidents de confidentialité.

  • Sécuriser les échanges de données.

  • Obtenir un consentement explicite (Opt-in) avant toute communication marketing.

Votre plan d'action en 4 étapes

Vous trouverez ci-joint les procédures recommandées pour mettre votre solution Zoho en conformité. Ces guides PDF incluent des captures d’écran pour vous accompagner pas à pas, ainsi qu’une brève présentation de la loi et de ses impacts sur vos activités.

[!IMPORTANT] Note sur l'interface : Les solutions Zoho évoluent rapidement. Il est possible que l'emplacement de certains menus diffère de ceux indiqués dans les guides ci-dessous.

1. Configuration du CRM

Mise en place des bases de conformité directement dans votre gestionnaire de relation client. 

👉 L'activation du RGPD dans le CRM est optionnelle, car le consentement sera surtout géré dans Zoho Campaigns. C'est toutefois une bonne pratique de l'activer et n'ajoute que du positif. Il touche plus les exigences des lois européennes que la loi 25 du Québec. Voici plus de détails sur son fonctionnement : https://www.zoho.com/gdpr.html

1.1. Dans Zoho CRM, appuyer sur Configuration

1.2. Dans la section Utilisateurs et Contrôle

1.3. Appuyer sur Paramètres de conformité

1.4. Appuyer sur Activer la conformité GDPR

1.5. Choisir Prospects et Contacts (seront surement déjà sélectionnés)

1.6. Choisir la période d'attente pour une acceptation du client le cas requis

1.7. Appuyer sur Enregistrer


2. Activation de la protection dans Zoho Campaigns

Indispensable si vous utilisez des formulaires d'abonnement intégrés à Campaigns pour activer l'Opt-in. 

👉 Action : Cette activation est requise par la loi 25 depuis le 22 septembre 2023. La solution de opt-out n'est plus suffisante. Vos abonnés doivent confirmer leur intérêt, non seulement en s'inscrivant, mais en confirmant leur acceptation, qualifiée d'opt-in, via un courriel reçu à leur adresse d'inscription.

2.1.Dans Zoho Campaigns, aller dans les paramètres

2.2. Puis dans GÉNÉRAL

2.3. Appuyer sur Paramètres de conformité

2.4. Activer le RGPD

2.5. Revenir en arrière pour accéder à Paramètres de conformité

2.6. Appuyer sur Gérer l’adhésion

2.7. Appuyer sur Activer la double adhésion

2.8. Appuyer sur le crayon de Détails de l’e-mail

2.9. Change le titre pour quelque chose de similaire "Confirmer votre intérêt pour nos infolettres"

2.10. Changer le nom de l'expéditeur

2.11. Choisir l'adresse de l'expéditeur

2.12. Appuyer sur Préférences d’enregistrement

2.13. Modifier le contenu pour le mettre à votre satisfaction et dans la langue désirée via le crayon

2.14. Exemple de texte

2.15. Appuyer sur Enregistrer et continuer


3. Synchronisation CRM & Campaigns

Assurez-vous que le statut de consentement (Opt-in) se mette à jour en temps réel entre vos deux plateformes. 

👉 Action : Après avoir activé le RGPD dans le CRM et Campaigns, il est important de revoir votre synchronisation des prospects et contacts du CRM vers Campaigns.

IMPORTANT: Si vous avez un message pour mettre à jour votre Campaigns et éprouvez des difficultés à le faire, n'hésitez pas à nous écrire à support@nuagix.ca. Cette mise à jour requiert des mises à jour d'intégration qui nous prendrons 15 minutes à faire au besoin.

3.1. Dans Zoho Campaigns, appuyez sur Contacts

3.2. Appuyez sur Synchroniser les services

3.3. Appuyez sur Zoho CRM

3.4. Appuyez sur le 1 ou 2 selon votre configuration

3.5. Appuyez sur Prospects

3.6. Appuyez sur Modifier

3.7. Appuyez sur Sélectionner une option

3.8. Appuyez sur Consentement

3.9. Activer Mettre à jour le statut de consentement depuis le CRM

3.10. Appuyer sur Continuer

3.11. Activer Mettre à jour la valeur du champ vide

3.12. Appuyer sur Afficher les options avancées

3.13. Ne pas activer Exclure les contacts désabonnés

3.14. Ne pas activer Retirer les enregistrements Zoho CRM désabonnés

3.15. Appuyer sur Suivant

3.16. Appuyer sur Initier

3.17. Appuyer sur Zoho CRM

3.18. Appuyer sur Contacts

3.19. Appuyer sur Modifier

3.20. Appuyer dans le champ Base légale pour la communication

3.21. Sélectionner Consentement

3.22. Activer Mettre à jour le statut de consentement depuis Zoho CRM

3.23. Activer Mettre à niveau la valeur du champ vide

3.24. Appuyer sur Afficher les options avancées

3.25. Ne pas activer Exclure les contacts désabonnés

3.26. Ne pas activer Retirer les enregistrements Zoho CRM désabonnés

3.27. Appuyer sur Suivant

3.28. Appuyer sur Initier





4. Automatisation du Double Opt-in (Fortement recommandé mais attention vos clients pourraient recevoir le courriels dès l’activation et si vous avez des clients dans plus d’une langue, il faut adapter votre automatisation pour déterminer la langue et le courriel différent à envoyer)

Si vous collectez des prospects via Zoho CRM ou Zoho Forms, cette étape permet d'envoyer automatiquement un courriel de confirmation de consentement aux nouveaux inscrits. 

👉 Action : Ceci n'est pas requis si vous utilisez les formulaires de Zoho Campaigns pour abonner les contacts à vos infolettres, mais requis si vous le faites via le CRM ou Zoho Forms pour respecter le double opt-in requis par la loi 25. Bref, les contacts doivent confirmer leur désir de recevoir vos infolettres, car le opt-out seulement n'est plus suffisant au terme de la loi.

4.1. Dans Zoho Campaigns, appuyer sur Automatisation

4.2. Appuyer sur Créer des flux de travail

4.3. Appuyer sur Commerce électronique

4.4. Appuyer sur Utiliser le modèle

4.5. Supprimer SUR SUIVI D’ACHAT

4.6. Appuyer sur Supprimer

4.7. Appuyer sur Entrée de liste

4.8. Appuyer sur Liste de sélection

4.9. Appuyer sur Sélectionner une liste


4.10. Appuyer sur Contacts CRM

4.11. Appuyer sur Seuls les nouveaux contacts qui sont...

4.12. Appuyer sur Enregistrer

4.13. Appuyer sur les trois points

4.14. Appuyer sur Supprimer

4.15. Appuyer sur Supprimer

4.16. Appuyer sur Processus

4.17. Appuyer sur Simple

4.18. Appuyer sur Configurer

4.19. Appuyer sur Aucun

4.20. Sélectionner E-mail du contact dans le menu déroulant

4.21. Appuyer sur None

4.22. Sélectionner n’est pas vide dans le menu déroulant

4.23. Appuyer sur PLUS

4.24. Appuyer sur Contact Email

4.25. Sélectionner Communication (noter que le champ peut être différent selon votre configuration)

4.26. Sélectionner n’est pas vide

4.27. Sélectionner contient

4.28. Taper "Infolettre"

4.29. Appuyer sur Appliquer

4.30. Relié MESSAGE à true

4.31. Appuyer sur Quitter le flux de travail

4.32. Appuyer sur Créer un message

4.33. Appuyer sur Configurer la rubrique

4.34. Appuyer sur Sélectionnez une rubrique et choisir marketing

4.35. Appuyer sur Enregistrer

4.36. Appuyer sur Ajouter les détails de l’expéditeur

4.37. Inscrire votre nom ou entreprise

4.38. Appuyer sur Enregistrer

4.39. Appuyer sur Créer du contenu

4.40. Appuyer sur Modèles de base

4.41. Appuyer sur Blank_Template

4.42. Appuyer sur Utiliser ce modèle

4.43. Appuyer sur image pour votre logo ou autres images

4.44. Appuyer sur Charger

4.45. Ajouter votre image

4.46. Appuyer sur Effectué

4.47. Revenir en arrière pour ajouter le texte

4.48. Appuyer sur Texte et choisir la grosseur de caractères

4.49. Mettre votre texte

4.50. Appuyer sur Effectué

4.51. Revenir en arrière

4.52. Ajouter un bouton

4.53. Écrire un message tel que "Je confirme mon désir de recevoir les infolettres"

4.54. Appuyer sur la silhouette d'une personne

4.55. Appuyer sur Balises de fusion de consentement

4.56. Appuyer sur Consentement

4.57. Appuyer sur Effectué

4.58. Appuyer sur Continuer puis Envoyer pour révision. Zoho prendra quelques heures ou jours durant le weekend pour valider votre publication (ceci est fait pour s'assurer que Zoho Campaigns ne soit jamais utilisé de façon à nuire à la réputation)

4.59. Appuyer sur M'amener à mon canvas

4.60. Appuyer sur Activer (essayer durant les prochaines heures, car vous ne pourrez activer lorsque votre texte sera validé)



Besoin d'assistance ?

Bien que ces étapes soient conçues pour être réalisées en autonomie, nous sommes conscients que la gestion de la conformité peut être complexe.

Si vous avez des questions ou souhaitez un accompagnement pour ces configurations, n'hésitez pas à nous contacter à l'adresse suivante : support@nuagix.ca