Zoho Vault met à votre disposition SecureForms, une fonctionnalité avancée qui vous permet de recevoir des informations sensibles de façon totalement sécurisée. Que ce soit auprès des membres de votre organisation ou de collaborateurs externes, vous pouvez désormais demander des mots de passe ou autres données confidentielles en toute tranquillité d’esprit. Chaque renseignement transmis est automatiquement chiffré et peut être intégré directement à votre coffre-fort Zoho Vault, garantissant ainsi une conservation sécurisée et centralisée.

SecureForms est idéal pour de nombreux scénarios. Un établissement scolaire peut, par exemple, demander à ses étudiants de transmettre leurs mots de passe initiaux. Une entreprise peut inviter ses employés à partager leurs accès à des plateformes internes, sans utiliser de courriels ou de fichiers peu sécurisés. Même vos consultants externes peuvent être invités à transmettre leurs accès de manière chiffrée, sans craindre une fuite de données.

Deux types de formulaires sont disponibles pour s’adapter à vos besoins :

• Formulaire privé : accessible uniquement aux adresses courriel précises que vous configurez, ce qui garantit que seules les personnes autorisées pourront envoyer des informations.

• Formulaire public : accessible à toute personne possédant le lien, une option pratique si vous devez recevoir des données rapidement d’un grand nombre de personnes.

Lors de la création d’un SecureForm, vous pouvez personnaliser plusieurs paramètres : la durée de validité du formulaire, le nombre maximum de mots de passe transmis (jusqu’à 100), la possibilité d’autoriser plusieurs envois par personne, et les catégories de mots de passe permises. Chaque formulaire expire automatiquement au bout de 30 jours, mais il est possible de tester son bon fonctionnement avant de le partager.

Les informations reçues via SecureForms ne s’arrêtent pas là : vous pouvez ensuite les importer directement dans votre coffre Zoho Vault. Vous avez aussi la possibilité d’éditer certains champs avant l’importation et d’organiser les données dans des dossiers dédiés pour une meilleure gestion. Grâce à la Form Timeline, vous bénéficiez d’un suivi complet et transparent : vous pouvez savoir qui a accédé ou soumis un formulaire, quand cela a eu lieu, et comment les données ont été intégrées à votre coffre-fort.

En résumé, SecureForms vous permet de remplacer les méthodes risquées comme les courriels ou les fichiers partagés par une solution centralisée, chiffrée et conforme aux bonnes pratiques de sécurité. C’est un atout précieux pour toute organisation qui accorde de l’importance à la confidentialité et à la gestion efficace des accès. SecureForms est disponible exclusivement dans les éditions Professionnelle et Entreprise de Zoho Vault, et Nuagix peut vous accompagner dans sa mise en place pour que vous en tiriez le meilleur parti.